受付を無人化へ｜受付システム導入によるメリット・デメリットなどを徹底解説

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作成：2023/6/12 更新：2024/03/19

IT技術の進歩により、効率アップを目的とした受付無人化する企業が増えています。その背景には、※DXの一環として受付を無人化し、業務効率化と企業イメージの向上を図るほか、働き手を容易に獲得することが難しいことが挙げられます。

本記事では、受付システムを導入することにより生じるメリット・デメリットを徹底解説していきます。

※「デジタルトランスフォーメーション/Digital Transformation」の略。最新のデジタル技術を活用した企業変革を指し「進化したデジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革すること」と言われていますが、単なる「変革」ではなく、デジタル技術による大規模な変革を指します。

受付システムの概要

これまで受付には専門のスタッフを配置し、来客時の対応はその人たちに任せる企業が多くありました。しかし、受付システムを導入した企業では、ロボットやタブレットなどを使い、受付業務を主に遠隔で行っています。受付システムは、来客者の操作で対応し、担当者に連絡をするため、専門のスタッフがいなくともスムーズな案内が可能なためです。

そんな受付システムには、以下のようなものがあります。

・タブレット型
・ロボット型
・遠隔対面型

それでは、それぞれの特長を見ていきましょう。

タブレット型

タブレット型は、端末を受付に置き、来訪者に操作してもらう受付システムです。タッチで操作の簡単な選択式のシステムほか、人工知能を駆使したシステム、音声認識システム、QRコードを利用したシステム、自動翻訳機能がついたシステムなど、さまざまな種類があります。受付に端末を置いておくだけでよいため、狭いスペースでも設置が可能です。

ロボット型

受付にロボットを設置して、ロボットが来客対応を行うシステムです。ロボットには人工知能が搭載されているため、音声認証や顔認証システムなど多くの機能が利用できます。
搭載されている機能によりますが、事前に来訪者の情報が入力されていれば、本人確認を自動で行うため、待機時間の短縮も可能です。
また、ロボットが受付にいるという風景が、来訪者に先進的なイメージを与えるでしょう。

遠隔対面型

こちらはデジタルサイネージなどを介して、人が対応するタイプになります。お客さまが訪問した際、受付に設置してあるデジタルサイネージをタッチすることで、社内にいるスタッフにつながり、会話を始められます。
簡単に言うと、受付にインターネットを介したテレビ電話機能を持つデジタルサイネージを置き、応答機能に対応したパソコンやスマートフォンなどを使う社員が、来客の訪問・連絡時に回線をつなぐことで話すことができるのです。

そのため受付専門スタッフがいなくても、遠隔にはなりますが、お互いに顔を見ながら応答・案内ができます。
受付専門スタッフとタブレット型の中間のような使用感で、機械の無機質な応対が苦手なお客さまにも喜ばれています。
当社のadmint FiiFが、このタイプです。ご興味のある方は、ぜひお問合せください。

受付システム導入による4つのメリット

受付システムを導入することにより色々なメリットが得られます。無人化によるコスト削減や業務効率化などです。

1．コスト削減
2．業務効率の向上
3．先進性のアピール

それでは、項目ごとに解説していきましょう。

1．コスト削減

受付に専門のスタッフを置く有人対応の場合、人を置く以上、当然そのスタッフの給与を含め、多くの種類の経費が必要になります。必要な物はおおよそ下記が考えられます。

・受付専門スタッフの制服などの被服費・交通費・給与
・光熱費
・電話機、交換、転送など

しかし、受付システムで対応する場合には、受付専門スタッフに関連する経費を削減できます。人材不足の問題が浮上している昨今、受付を行っていたスタッフには来客対応のスキルを活かした別業務へスライドをして、状況を補ってもらうなどもできるのではないでしょうか。

そして、受付システムでは、機能にもよりますが、来訪した相手に対して、担当者が自動通知を受けられるものもあります。お客さまをお待たせすることなく、担当者が連絡を取り合えるため、機会損失を防ぐことにも繋げられます。

当社のadmint FiiFの場合、同時に受付対応接続できる人数は50人。そのため、受付専門スタッフを置くのをやめた場合、admint FiiFに対応したパソコンを使用する社員の誰かが通常業務を行いながら、対応することで、受付専門スタッフ関連のコストが削減できます。また、admint FiiFは、お客さまが設置したデジタルサイネージをタッチする簡単操作で、会話が始められますので、お客さまをすぐにお迎えできます。

2．業務効率の向上

受付専門スタッフ対応の場合、アポイントに関して事前の通達にミスが起こると、取次に時間がかかってしまうことがあります。そうなると、お客さまに失礼となり、会社のイメージ低下を招きかねません。
受付システムを導入すると、システムから直接担当者に連絡が届くタイプもあるため、時間短縮のお手伝いができます。来訪者が多い場合も、システムが自動で取次を行いますので、スムーズな対応が望めるのではないでしょうか。

受付システムによっては、スケジュール機能を有しているものもあります。この機能を利用して必要事項のメモ入力を行えば、伝達ミス、記入ミスなど、ヒューマンエラーを予防する手助けにもなることでしょう。

当社のadmint FiiFもお客さまがタッチするだけで、社内のスタッフにすぐ繋ぐことができます。そのため、部署が複数あったとしても、それぞれの部署にadmint FiiFに対応したパソコンがあれば、すぐにお客さまをご案内できるのです。
お客さまをお迎えする担当者が、例えば身だしなみを整えるために時間近くに離席をする場合も、隣の席の同僚に、自分が戻る前にお客さまが来た時の対応をちょっとお願いするだけで、お客さまに待ちのストレスを感じさせずに済むことでしょう。

3．先進性のアピール

IT技術の進歩に伴い、日本の各企業ではDXの推進が図られています。業務のIT化やシステムの効率化などはDX推進には必要不可欠な要素です。

日進月歩なIT技術に柔軟に適応していることを、受付システムを導入するという目に見える形でアピールすることで、企業としてDX化への十分な関心があることや先進性をアピールできることでしょう。

受付システムのコスト比較

受付システムを導入するにあたって、やはり気になるのは受付専門スタッフの人件費と比べて、どのくらいの費用がかかるかではないでしょうか。

大学卒の新社会人を1名、1年間受付に受付専門スタッフとして配置した場合にかかる人件費と、最低限の機能だけを有しているタブレット型の受付サービス、ロボットを導入しているサービス受付システムの一例を、1年間利用した場合のコスト（初期費用及びランニングコスト）で比較してみましょう。

■受付専門スタッフの場合：人件費合計（1年）：約300万円（社会保険等は含まず）
大学卒初任給（※1）：212,000円
ボーナス（年2回：各1ヶ月分）：424,000円
212,000円 × 12か月＝ 2,544,000円
2,544,000円+ 424,000円 = 2,968,000円

■受付システムコスト（1年）の場合：タブレット型　約8万円
初期費用：およそ40,000円（タブレット料金）
システム料：月額3,000円 × 12ヵ月＝36,000円
40,000円+36,000円= 76,000円

■受付ロボット（1年）の場合：　約62万円
初期費用：498,000円
システム料：月額9,800円 × 12ヵ月 = 117,600円
498,000 円+ 117,600円 = 615,600円

これは飽くまで一例ですが、タブレット型より高額なロボット型であっても、1人分の人件費より大幅なコストダウンにつながります。

当社のadmint FiiFは、ご契約内容により料金が変わるため、ご興味のある方はお問合せをお願いします。目安としては、上記、受付専門スタッフ・受付ロボットより安くなることが多いです。

※1：引用：令和元年賃金構造基本統計調査（初任給）の概況
※記述のコストは、一例です。予めご了承ください。

受付システム導入による4つのデメリット

では、受付システムを導入するにあたって、デメリットは無いかというと、全くないわけではありません。きちんと判断をするために、デメリットも把握しておきましょう。

導入することで考えられる、主なデメリットは下記の4つになります。

・ランニングコスト
・システムトラブルのリスク
・対人のほうが好ましい業種がある
・操作が苦手な利用者がいる

それぞれ解説していきましょう。

1.ランニングコスト

前項の「受付システムのコスト比較」でも述べましたが、受付システムを利用していくには初期費用に加え、ランニングコストが必要になります。特にロボット型は費用が高額になることも少なくありません。

また、使える機能が多ければ多いほど、コストは上がっていきます。自社に必要なシステムのみで無駄なく利用するために、事前確認をしっかりとしておくと良いでしょう。

2.システムトラブルのリスク

システムトラブルが発生し、受付対応が滞ると、お客さまに迷惑がかかり、引いては自社の評判にも悪影響を及ぼしかねません。

受付システムの導入を考えるならば、料金の安さだけで選ぶのではなく、サポート面の対応も、判断基準に入れる必要があります。また、実際システムエラーにより無人対応ができなくなった際、どのような対処を取るか、社内で事前にマニュアルを組んでおくと、迅速な対応ができることでしょう。

3.対人のほうが好ましい業種がある

おもてなしや真心込めた接客を提供している、旅館やホテル、飲食業などでは、受付システムよりもスタッフが受付対応をする方がお客さまに好まれる事があります。

受付システムを導入するなら、各施設の方針によりますが、基本的な対応は受付システムに任せ、必要に応じてスタッフが対応するなど、対応を考えておくと良いでしょう。

admint FiiFは、お客さまと受付スタッフが画面を通して顔を見ながら話ができるため、遠隔ながら血の通った接客のお手伝いができると思います。ご興味のある方は、ぜひ、お問合せください。

4.操作が苦手な利用者がいる

タブレット操作や機械との応答に慣れていない人にとって受付システムによる応対は、ストレスになる場合があります。そのようなお客さまは、受付スタッフとやり取りする方が安心されます。

お客さまが受付システムと向き合っていて困っていたら、すぐにスタッフがご案内できるよう体制を整えておくことが重要です。

受付システムを選ぶ前に確認すべき5つのポイント

受付システムを提供している企業は、今や数多く存在しています。そのたくさんの中から導入を決定するには、どうすれば良いでしょうか。

ここでは、5つのポイントを紹介していきましょう。

1．コストの確認
2．設置場所の確保
3．必要な機能は揃っているか
4．サポート体制に問題はないか
5．セキュリティ管理に問題はないか

1．コストの確認

受付システムを導入する理由のひとつに、コスト削減が考えられます。

しかし、人件費よりもランニングコストが高ければ意味がありません。受付システムは機能を足していけば、それだけ費用が膨らんでいきます。

「受付システムのコスト比較」の項で一例を記載しましたが、自社が求めるサービスを盛り込む場合、見合ったコストパフォーマンスを得られるか事前にしっかりと確認しておきましょう。

2．設置場所の確保

いずれの受付システムでも、事前に設置場所を確保しておく必要があります。

タブレット型の場合は、デスクや台の上に置いておけるため、受付が狭くても問題無いことが多いです。

ロボット型の場合、受付にある程度ゆとりがある方が望ましいです。もし、社員の入退室記録などを兼任させる場合には、スペースが広く、複数台ロボットを準備しておかないと、特に出社時に人が集中しかねません。その場合、社員のストレスになってしまう可能性があります。

当社の admint FiiFの場合はタブレット型同様、デスクや台の上に置くことができます。タッチで、社内のスタッフにつながり会話を始められる上、普段は普通のデジタルサイネージとして、会社のイメージ映像などを放映できるため、受付システムとデジタルサイネージの二台置きの必要がなく、コスト面でもスペース面でもコンパクトになることでしょう。

3．必要な機能は揃っているか

受付システムは、標準的な機能のみが搭載されているもの、各々必要な機能を追加できるタイプなど、さまざまです。

多言語機能を有しているか、受付システムから通知を受ける際の受信方法がどのようなものかなど、多角的に考えて選ぶ必要があるでしょう。

当社のadmint FiiFは「人」につなげるシステムなため、考えるのは機能というよりも担当者を誰にするかになります。外国語に堪能な人、打合せの多い営業が初めから担当するなど、会社によって選定基準が違うようです。ただ、admint FiiFは担当者を50人登録できますので、ある程度ゆるい決め方をしても問題無いかと思います。

4．サポート体制に問題はないか

万が一システムトラブルが発生した場合、受付システムを提供している企業が迅速に対応できるか確認しておく必要があります。

メール対応のみなのか、電話対応できるのか、すぐに現地まで駆けつけてくれるのか、サポート体制が充実なほど安心できます。

併せて自社でも、実際トラブルが発生した場合どのような流れで対応をしていくかシミュレーションをしておくことも大事です。

5．セキュリティ管理に問題はないか

受付システムは多くの個人情報を扱うシステムです。

仮に情報漏洩が発生した場合、自社の信用を失い多大なる損害を被ることとなります。
受付システムのセキュリティ体制が整っているサービスを導入しているということは、自社のセキュリティが高いことにつながります。信頼のおけるセキュリティを展開しているサービスを選ぶことが望ましいでしょう。

当社のadmint FiiFは、来客者がタッチをすれば社内のスタッフが遠隔で対応をするため、ご利用にあたって事前に来客者の個人情報を登録する必要がありません。離れた場所からとは言え、インターネットを介して顔を見ながら、来客者の確認ができますので、機材のセキュリティが整っていれば、情報漏えいの心配をせずに済みます。